İlimizdeki ve ilçemizdeki okullar ve kurumlar mart ayı başı itibarıyla DYS (Doküman Yönetim Sistemi)’ne geçecek. Bu sebeple İlçe Milli Eğitim Müdürlüğümüzce okul ve kurumlarda görev yapan müdür yardımcıları ve memurlar için seminer düzenlendi. İlçe Milli Eğitim müdürümüz Ogün Derse Aliağa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgi İşlem Sorumlusu Bünyamin Akgün tarafından yürütülen semineri ziyaret ederek başarı dileklerini iletti.

…………………………………

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, sayısal ortamdaki bilgi, belge ve dokümanların organizasyonunu ve yönetimini için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık sık geri dönüş yapılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp indekslenerek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirinden bağımsız olamayan uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri hardcopy yani kâğıt ortamındaki evrakları farklı tarama yöntemleri ile sayısallaştıran ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi faklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir. Son yıllarda,  orta ve büyük ölçekli firmaların gündeminde olan bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.

Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır.